Minggu, 24 Oktober 2010

OMRS 5 - Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI
BAB 1. PENDAHULUAN
Organisasi terbentuk karena adanya tujuan yang biasa kita sebut visi, dan untuk mencapai visi tersebut dibutuhkan suatu desain organisasi yang akan mengatur, membagi, dan mengkoordinir semua bagian dalam organisasi tersebut untuk saling bekerjasama untuk mencapai visi yang telah ditetapkan.

Desain organisasi adalah sebuah proses terarah yang digunakan untuk mengintegrasikan orang-orang, informasi dan teknologi dari sebuah organisasi. Rancangan ini digunakan untuk mencocokkan bentuk organisasi agar dapat berfungsi semaksimal mungkin mencapai tujuan organisasi. Melalui proses desain, organisasi bertindak untuk meningkatkan probabilitas bahwa upaya kolektif anggota akan berhasil.2

Biasanya, desain didekati sebagai perubahan internal di bawah bimbingan seorang fasilitator eksternal. Manajer dan anggota bekerja sama untuk menentukan kebutuhan organisasi kemudian membuat sistem untuk memenuhi kebutuhan yang paling efektif. Fasilitator menjamin bahwa suatu proses yang sistematis diikuti dan mendorong pemikiran kreatif.1

Struktur organisasi adalah sebuah deskripsi dari tipe koordinasi yang digunakan untuk mengatur tindakan dari individu dan departemen yang memiliki andil dalam mencapai tujuan yang sama. Banyak diantara organisasi memiliki struktur hierarki, tetapi tidak semua memilikinya dan melaksanakannya dalam pelaksanaan. Struktur organisasi dapat menimbulkan terjadinya alokasi dari kewenangan yang terekspresi untuk fungsi yang berbeda pada tingkatan yang berbeda seperti cabang, departemen, kelompok kerja, dan perseorangan. Perseorangan dalam struktur organisasi umumnya merupakan tenaga sewaan berdasarkan kontrak waktu tertentu atau perintah kerja, atau dalam kontrak kerja permanen atau perintah suatu program.1

Suatu struktur organisasi yang efektif harus menfasilitasi hubungan kerja antara berbagai orang di dalam organisasi dan mampu memperbaiki efisiensi di dalam unit organisasi. Organisasi harus menetapkan aturan dan kontrol untuk memungkinkan pengawasan dari proses ini. Organisasi harus memungkinkan terjadinya aplikasi kemampuan pribadi untuk fleksibilitas tinggi dan pengaplikasian kreativitas.1

Kriteria umum yang harus dimiliki oleh suatu struktur organisasi adalah:1
·         Laporan yang terdesentralisasi
·         Hierarki yang merata
·         Pergerakan/ perubahan yang cepat
·         Transparansi tinggi
·         Pengawasan yang permanen
·         Respon cepat
·         Ketergantungan yang terbagi

Struktur organisasi berkembang dari zaman ke zaman sejak saat zaman berburu dan mengumpulkan dalam sistem organisasi suku hingga struktur organisasi industri dan saat ini struktur setelah zaman industri.

Efektivitas organisasi dapat tercapai jika terbentuk suatu keselarasan antara berbagai faktor di dalam organisasi tersebut dan untuk mengoptimalkan efektivitas, struktur organisasi harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai.2 Melalui makalah ini, kami akan lebih fokus membahas mengenai desain organisasi.


BAB 2. ISI

2.1. Definisi Desain Organisasi 1
Desain Organisasi (organization design) adalah proses penentuan bagaimana organisasi harus terstruktur dan berfungsi. Pengelolaan orang dalam organisasi terus-menerus menimbulkan pertanyaan seperti ; Siapa melakukan apa? Bagaimana seharusnya kegiatan dikelompokkan bersama? Apa garis dan sarana komunikasi yang perlu di bentuk? Bagaimana seharusnya orang akan dibantu untuk memahami peran mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi dan peran rekan-rekan mereka? Apakah kita harus melakukan segala sesuatu dan apa yang kita tidak harus lakukan? dan lain-lain.

Dalam mendesain suatu organisasi ada  beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:7
Kejelasan amanat (Clarity of Mandate)
Dimana  segala bentuk sasaran, aktifitas, maupun output yang diharapkan dari komponen organisasi harus terdefinisikan dengan jelas dan juga mesti memiliki pembedaan yang jelas antara divisi, cabang maupun departemen. Aktifitas dan output dari komponen organisasi harus dengan mudah dapat dikaitkan dengan sasaran organisasi.
Kesatuan tujuan (Unity of Purpose)
Adanya kesatuan menjamin bahwa semua komponen organisasi mulai dari unit terkecil sampai unit yang lebih besar (dapat dilihat dari besarnya populasi, posisi, anggaran, dll) telah bekerja untuk mencapai sasaran bersama dan semua komponen sudah terjalin dengan harmonis dan bentuk dukungan muncul dari unit terkecil sampai unit terbesar.
Kejelasan Hubungan (Clarity of Relationship)
Memberikan jaminan bahwa setiap hubungan yang terjadi (koordinasi, informasi, instruksi, konsultasi) antara unit organisasi yang besar dengan unit organisasi yang lebih kecil memiliki kejelasan, baik bersifat horizontal maupun vertikal. Selain itu, juga memberikan relasi hubungan dan bagaimana unit organisasi menjalin internal stakeholder (departemen yang lain, cabang yang lain) dan eksternal stakeholder (pelanggan, vendor, suplier, masyarakat).

2.2. Jenis Desain Organisasi
Beberapa jenis design struktur organisasi:
1. Struktur pre-birokratik
Pada struktur ini tampak kurangnya standarisasi dari tugas. Struktur ini umum pada organisasi kecil dan baik di gunakan untuk tugas-tugas yang ringan. Struktur ini tersentralisasi secara total. Pemimpin strategis membuat semua keputusan kunci dan umumnya komunikasi di lakukan dengan cara pembicaraan langsung. Struktur ini memungkinkan pemilik organisasi untuk mengontrol pertumbuhan dan perkembangan dari organisasi tersebut. Umumnya organisasi ini berdasarkan pada dominasi kesukuan atau dominasi karismatik.

2. Struktur birokratik
Struktur ini memiliki derajat standarisasi tertentu. Struktur ini sesuai untuk organisasi yang lebih besar dan kompleks. Struktur ini umumnya kompleks dan menggunakan hirarki dalam struktur organisasinya.

3. Struktur fungsional
Karyawan dalam divisi fungsional dari sebuah organisasi cenderung untuk melakukan serangkaian tugas khusus, misalnya departemen teknik akan menjadi staf hanya dengan insinyur perangkat lunak. Hal ini menyebabkan efisiensi operasional dalam kelompok tersebut. Namun hal itu juga bisa menimbulkan kurangnya komunikasi antara kelompok-kelompok fungsional dalam sebuah organisasi, membuat organisasi lambat dan tidak fleksibel.
Secara keseluruhan, organisasi fungsional yang paling cocok sebagai produsen barang dan jasa standar pada volume besar dan biaya rendah. Koordinasi dan spesialisasi tugas dipusatkan dalam suatu struktur fungsional, yang membuat jumlah terbatas menghasilkan produk atau jasa yang efisien dan dapat diprediksi. Selain itu, efisiensi lebih lanjut dapat direalisasikan sebagai organisasi fungsional mengintegrasikan kegiatan mereka secara vertikal sehingga produk yang dijual dan didistribusikan dengan cepat dan dengan biaya rendah [6]. Sebagai contoh, sebuah usaha kecil bisa mulai membuat komponen itu diperlukan untuk produksi produknya bukan pengadaan itu dari organization.But eksternal tidak hanya bermanfaat bagi organisasi tetapi juga untuk agama karyawan.

4. Struktur divisi
Juga disebut sebagai "struktur produk", kelompok struktur divisi masing-masing fungsi organisasi ke divisi. Setiap divisi dalam struktur divisi berisi semua sumber daya yang diperlukan dan fungsi di dalamnya. Divisi dapat dikategorikan dari sudut pandang yang berbeda. Ada dapat membuat perbedaan secara geografis (sebuah divisi divisi AS dan Uni Eropa) atau pada produk / layanan dasar (produk yang berbeda untuk pelanggan yang berbeda: rumah tangga atau perusahaan). Contoh lain, sebuah perusahaan mobil dengan struktur divisi mungkin memiliki satu divisi untuk SUV, divisi lain untuk mobil subkompak, dan divisi lain untuk sedan. Setiap divisi akan memiliki sendiri penjualan, teknik dan departemen pemasaran.

5. Struktur Organisasi Matrix
Struktur matrix mengelompokkan pegawai berdasarkan fungsi dan produk. Struktur ini dapat menggabungkan yang terbaik dari kedua struktur yang terpisah. Sebuah organisasi matriks umumnya menggunakan tim karyawan untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan, dalam rangka mengambil kekuatan dari keuntungan ini, serta mengurangi kelemahan, dari bentuk-bentuk fungsional dan desentralisasi.

Keuntungan dari struktur matriks 6 :
memiliki hubungan yang baik sesama fungsi
mempermudah pemberian keputusan dalam pemecahan masalah pada tingkat kelompok/team, yang mana informasi terbaik ada.
meningkatkan fleksibilitas dalam menambah, mengurangi dan atau mengubah operasional menurut permintaan perubahan.
pelayanan pelanggan lebih baik, dikarenakan selalu tersedianya program, produk atau manajer produk sehingga dapat memberikan penjelasan yang baik.
penampilan akuntabilitas yang lebih baik melalui program, produk atau manajer produksi
meningkatkan management strategik, dikarenakan para manager atas dibebaskan dari pemecahan masalah yang tidak penting sehingga dapat lebih berkonsentrasi pada masalah-masalah strategik.  

Sedangkan kerugian dari struktur matriks adalah sistem two-boss dapat menyebabkan perkelahian kekuasaan, dimana supervisor fungsional dan team leaders saling memperlihatkan kekuasannya/otoritasnya.

Selain itu struktur matriks juga dapat membuat kebingungan dari para anggotanya jika menghasilkan pembagian tugas yang tidak jelas dan  menyebabkan konflik prioritas.
Struktur Matrix adalah struktur organisasi sebenarnya, penyederhanaan fungsi dan pembagiannya mengambil contoh dari alam.

Struktur Organisasi Matrix terbagi menjadi 3 subtipe:
Matriks dengan fungsional lemah (Weak Matrix):
Seorang manajer proyek dengan kewenangan yang terbatas hanya bertugas untuk mengawasi aspek lintas-fungsional proyek. Para manajer fungsional mempertahankan kontrol atas sumber daya mereka dan wilayah proyek.
Peran Manajer proyek kuat, peran Manajer fungsional lemah.

Matriks dengan fungsional seimbang (Balanced Matrix):
Seorang manajer proyek bertugas untuk mengawasi proyek tersebut. Power dibagi rata antara manajer proyek dan manajer fungsional. Ini membawa aspek terbaik dari organisasi fungsional dan projectized.
Peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.

Matriks dengan fungsional kuat (Strong Matrix) :
Seorang manajer proyek terutama bertanggung jawab untuk proyek tersebut. manajer fungsional menyediakan keahlian teknis dan menetapkan sumber daya yang diperlukan.
Peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Di antara matriks, tidak ada format terbaik; kesuksesan implementasi selalu tergantung pada tujuan organisasi dan fungsi.

2.3. Struktur Organisasi Rumah Sakit

Dari beberapa contoh diatas dapat dilihat contoh struktur organisasi yang sederhana untuk dapat dimengerti, namun pada kenyataannya lebih kompleks dari itu, yang dikemukakan adalah dasar-dasarnya untuk dipakai sebagai patokan membuat desain organisasi. Struktur organisasi rumah sakit saat ini, biasanya adalah gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi product divisional. produk divisi disini adalah SBA( Strategic Business Area) yang merupakan unit profit, sedangkan organisasi fungsional misalnya: kepala medis, kepala perawatan, kepala servis, administrasi dan sebagainya.

Sedangkan dibawah adalah SBA-SBA, unit profit yang diharapkan masing-masing bisa mendapat profit yang sebagian dikumpulkan untuk menutup cost area juga sebagian kembali ke SBA tersebut untuk motivasi karyawan bagian tersebut.

a. Cost-Revenue per unit
Suatu keharusan buat rumah sakit untuk dapat menghitung pendapatan(revenue) dan biaya per unit, karena jelas pendapatannya baik dari pasien rawat jalan, rawat inap dan sebagainya, bahkan setiap dokter yang bekerja bisa dengan mudah dihitung berapa income yang didapat. Namun untuk menentukan berapa jumlah pengeluaran(cost) perunit lebih sulit karea meliputi berapa biaya pemeliharaan ruangan/gedung, air, listrik, pemeliharaan alat-alat kesehatan, gaji karyawan, pendidikan, latihan, dan sebagainya.

b. Planning and Development
Bagian ini merupakan bagian yang membantu direktur dalam perencanaan rumah sakit baik jangka pendek, menengah, dan panjang. Membuat anggaran rumah sakit dan membuat strategic planning. Strategic planning ditandai dengan:
Penentuan misi/tujuan perusahaan
Keadaan perusahaan itu sendiri, menggunakan analisis SWOT (strength, weakness, opportunity, threat), jadi kekuatan dan kelemahan rumah sakit itu menjadi salah satu faktor untuk menentukan strategi masa depan.
Keadaan lingkungan iluar perusahaan yang sering tidak stabil terhadap perusahaan itu.
Alokasi sumber daya yang ada
Bagaimana misi perusahaan tersebut bisa dicapai.

Bagian ini seolah-olah membantu direktur mau berjalan ke mana rumah sakit tersebut, juga bertanggung jawab terhadap pengembangan rumah sakit baik pengembangan SDM, pendidikan/latihan baik didalam rumah sakit maupun diluar rumah sakit, didalam negeri, maupun diluar negeri.
Pengembangan gedung dan fasilitasnya; mengkaji permintaan tiap unit dari masing-masing bidang untuk pemeliharaan, pengembangan gedung, dan pembelian alat-alat kesehatan.
Pengembangan mutu layanan; merupakan faktor yang sangat penting, karena dengan mutu layanan yang baik bisa memberikan kepuasan kepada pelanggan, mengingat promosi rumah sakit melaui iklan tidak diperkenankan karena dianggap tidak etis  sehingga mutu layanan yang baik adalah sarana paling penting untuk menarik pelanggan.
Ada berbagai sistem manajemen yang dipakai untuk memacu peningkatan mutu layanan diantaranya TQM (Total Quality Management), TQC (Total Quality Control), Quality Assurance, MBO(Management By Objectives) dan sebagainya.

TQM adalah Proses kegiatan perbaikan mutu yang berkesinambungan meliputi semua pekerja/karyawan didalam organisasi, termasuk manajer sampai bawahan dalam suatu usaha yang terintegrasi secara menyeluruh, memperbaiki penampilan/kinerja pada setiap tingkatan.
TQC adalah sistem manajemen yang mengelola perusahaan dan kegiatannya dengan mengikutsertakan seluruh jajaran karyawan, serta berperan serta dalam mengembangkan dan meningkatkan mutu disegala bidang demi kepuasan pelanggan(demi kepuasan pasien).

Quality Assurance berarti menjamin kualitas (mutu) suatu produk sedemikian rupa sehinggaa pelanggan dapat membelinya dengan penuh keyakinan dan mempergunakannya untuk waktu yang lama dengan keyakinan dan kepuasan
.
MBO, pada hakekatnya adalah Ditetapkannya sasaran bersama oleh manajer(pimpinan rumah sakit) dengan bawahannya (kepala-kepala unit), yang bekerja bersama-sama. Bidang tanggung jawab utama setiap kepala unit ditentukan dengan jelas dalam kaitannya dengan hasil yang diharapkanyang dapat diukur (sasaran atau target).

C Internal Audit
Untuk Rumah Sakit BUMN atau pemerintah, internal audit tidak perlu karena sudah ada pemeriksaan dari perusahaan induk, berupa inspektorat atau BPK. Namun bila Rumah sakit swasta/ dikelola yayasan keberadaan internal audit ini diperlukan untuk operasional rumah sakit agar berjalan dengan baik, tak ada penyimpangan dan juga aset rumah sakit tetap terjaga dengan baik


BAB 3. KESIMPULAN

Organisasi terbentuk karena adanya tujuan. Tujuan ini menjadi patokan bagi pimpinan atau manajer untuk membentuk suatu kerangka kerja organisasi, dimana kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai desain organisasi. Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.
Organisasi adalah sistem yang dipengaruhi oleh lingkungan mereka, berisi serangkaian praktek atau kegiatan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Organisasi bukanlah sesuatu hal yang statis, melainkan selalu berubah mengikuti zaman dan kebutuhan dari lingkungannya, orang-orangnya dan tujuannya.Tidak ada organsasi yang paling ideal, yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan proses yang terlibat dalam organisasi, mengingat bahwa struktur apapun yang dikembangkan akan bergantung pada kondisi organisasi




DAFTAR PUSTAKA

1. http://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_structure
2. http://www.inovus.com/organiza.htm
3. http://www.google.co.id/imglanding?q=divisional+organization+structure&hl=id&biw=1280&bih=699&gbv=2&tbs=isch:1&tbnid=QzRKtdrGiZFb1M:&imgrefurl=http://stevenclark.com.au/2008/06/12/appreciate-the-clients-organisational-structure/&imgurl=http://stevenclark.com.au/wp-content/uploads/2008/06/d.gif&zoom=1&w=450&h=278&iact=hc&ei=4s6_TO6HHIjEcKb72MYL&oei=4s6_TO6HHIjEcKb72MYL&esq=1&page=1&tbnh=101&tbnw=164&start=0&ndsp=24&ved=1t:429,r:0,s:0
4. http://www.google.co.id/imglanding?q=matrix+organization+structure&hl=id&biw=1280&bih=699&gbv=2&tbs=isch:1&tbnid=b5Wb7KJkZmkxdM:&imgrefurl=http://blog.global-integration.com/matrix-organization-chart.html&imgurl=http://blog.global-integration.com/wp-content/uploads/2008/12/matrix-org2.jpg&zoom=1&w=448&h=325&iact=hc&ei=qc-_TM34B43XcJXtlNYL&oei=qc-_TM34B43XcJXtlNYL&esq=1&page=1&tbnh=123&tbnw=170&start=0&ndsp=24&ved=1t:429,r:16,s:
5. Manajemen Rumah Sakit, Dr. Suparto Adikoesoema, pustaka sinar harapan 2003
6. Management, 8th   Ed. Schermerhorn, Wiley International Edition
7. http://ilmusdm.wordpress.com/about/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar